12 показателей, которые руководитель должен видеть каждый день
Не «сорок метрик из шаблона», а двенадцать цифр, по которым принимают решения. Разбираем блоками: деньги, продажи, исполнение и люди — с формулами и источниками данных.
Правило одного экрана
У руководителя малого и среднего бизнеса нет проблемы «мало данных». Есть проблема «данные в семи местах»: платежи в банке, сделки в CRM, отгрузки в 1С, план производства в Excel, реклама в Метрике. Собрать всё это в понедельник — полдня работы, а к среде цифры уже устарели.
Работающий критерий: если показатель нельзя показать на одном экране рядом с прошлым периодом и планом — он не управленческий, а аналитический. Аналитику смотрят раз в квартал по конкретному вопросу. Управленческие показатели смотрят каждый день, и их должно быть около двенадцати.
Как читать таблицы ниже
Для каждого показателя указано: как считается, откуда берутся данные и о чём он сигналит. Формулы намеренно простые — управленческий учёт не обязан совпадать с бухгалтерским, он обязан быть понятным вам и одинаковым из месяца в месяц.
Деньги: четыре показателя
| Показатель | Как считается | О чём сигналит |
|---|---|---|
| Остаток на счетах и в кассе | Сумма по всем расчётным счетам и кассам на утро | Единственная цифра, которую нельзя «оценить». Смотреть ежедневно |
| Платёжный календарь на 14 дней | Ожидаемые поступления минус обязательные платежи по датам | Кассовый разрыв виден заранее, а не в день, когда нечем платить зарплату |
| Дебиторка с разбивкой по срокам | Задолженность клиентов, разложенная на «до 7 дней», «7–30», «30–90», «больше 90» | Просроченная дебиторка — это ваши деньги, которыми бесплатно пользуется клиент |
| Прибыль месяца нарастающим итогом | Выручка минус переменные расходы минус постоянные расходы за период | Показывает, вышли ли вы на точку безубыточности и на какой день месяца |
Самая частая ошибка здесь — путать деньги на счёте с прибылью. Аванс от клиента увеличивает остаток, но прибылью не является; отгруженный, но неоплаченный товар — наоборот. Поэтому показатели про деньги и показатели про продажи считаются отдельно и рядом.
Продажи: четыре показателя
| Показатель | Как считается | О чём сигналит |
|---|---|---|
| Выручка к плану | Факт нарастающим итогом ÷ план месяца, рядом — темп: сколько нужно в день до конца месяца | К 10-му числу уже понятно, вытянете ли план, и есть время что-то сделать |
| Валовая маржа, % | (Выручка − себестоимость проданного) ÷ выручка × 100 | Растущая выручка при падающей марже — тревожнее, чем ровная выручка |
| Средний чек и число сделок | Выручка ÷ количество закрытых сделок, отдельно динамика по каждому | Разделяет «продали больше» и «продали дороже» — это разные управленческие решения |
| Конверсия воронки и длина сделки | Доля перехода между статусами; медианное число дней от заявки до оплаты | Показывает, где именно теряются сделки и не растягивается ли цикл |
Разрез по менеджерам обязателен: один и тот же средний чек по отделу может скрывать одного сильного продавца и трёх, которые не выполняют норму. То же с каналами — если рекламный канал приносит заявки, но у них худшая конверсия, вы платите за трафик, который не продаётся.
Исполнение и люди: четыре показателя
| Показатель | Как считается | О чём сигналит |
|---|---|---|
| Загрузка на месяц вперёд | Объём подтверждённых заказов в деньгах или нормо-часах ÷ мощность | Для производства, стройки и услуг это важнее выручки: провал в загрузке аукнется через два месяца |
| Срыв сроков | Доля заказов, сданных позже согласованной даты | Прямо связан с повторными покупками и с претензиями |
| Выручка на сотрудника | Выручка за период ÷ среднее число занятых | Честно показывает, растёт бизнес или просто раздувается штат |
| Доля фонда оплаты труда в выручке | ФОТ с налогами ÷ выручка × 100 | Ключевой предохранитель: при росте этой доли прибыль уходит быстрее, чем кажется |
Метрики, о которых обычно не просят
Эти показатели почти никогда не называют в брифе, но именно они чаще всего меняют решения.
- Доля топ-5 клиентов в выручке. Если больше 50% — у вас не бизнес, а зависимость от пяти телефонных номеров.
- Повторные покупки. Доля клиентов, купивших второй раз за год. Дешёвый рост прячется здесь, а не в рекламе.
- Сезонность по неделям, а не по месяцам. Месячная сетка сглаживает провалы, из-за которых вы держите лишних людей.
- Заявки без следующего шага. Сколько сделок в CRM висит без задачи и без даты контакта. Обычно это 20–40% воронки.
- Скидки в разрезе менеджеров. Средний размер скидки часто объясняет всю разницу в марже между сотрудниками.
Как это внедрить за две недели
- Выберите 12 показателей. Не 40. Возьмите по четыре из блоков выше и вычеркните те, по которым нет данных вообще.
- Зафиксируйте определения письменно. Что считаем выручкой: отгрузку или оплату? Что входит в себестоимость? Одно определение на всю компанию — половина споров на совещаниях исчезает.
- Приведите источники в порядок. Одна строка — одна операция, статусы из выпадающего списка, даты в формате даты. Об этом подробно — в разборе про перенос отчётов из Google Таблиц.
- Соберите один экран. Сначала только эти 12 цифр с фильтром по периоду и сравнением с прошлым периодом. Детализацию добавляйте потом, по запросам.
- Назначьте владельца каждой цифры. У показателя без ответственного не бывает динамики.
Дальше показатели должны обновляться сами. Пока их собирают руками, вы платите за отчёт временем сотрудника и всё равно получаете цифры с задержкой на день-два.